22/05/2024
En el mundo de la gestión de proyectos, la eficiencia es fundamental. Hoy queremos hablar de cómo combinar distintos elementos para lograrla.
Para asegurar que manejamos el mismo concepto: un proyecto es un esfuerzo temporal que tiene un principio y un fin, que crea algo único y que se elabora de forma progresiva.
La gestión eficiente implica manejar de forma consciente y precisa múltiples elementos, desde los básicos: aquellos sin los que el proyecto no tendría entidad y no existiría; pasando por los complicados: aquellos que lo enriquecen y lo hacen crecer; también por los complejos: aquellos que lo fortalecen y lo dotan de relevancia y sin olvidar los caóticos: aquellos que, por intangibles, pueden ordenar o confundir.
Guía completa de gestión de elementos básicos: alcance, tiempo y coste
Estos conceptos forman una tríada indisoluble en proyectos de gestión tradicional, o binomios con verso suelto, para proyectos ágiles.
Alcance, tiempo y coste se deben vigilar constantemente para evitar cambios no planificados.
Una gestión eficiente del alcance
Una gestión eficiente del alcance requiere tener claro lo que se ha solicitado, para asegurar que dedicamos nuestros esfuerzos a ello y, sobre todo, lo que no, para asegurar que no tiramos el tiempo. Esta gestión implica:
- Comprobar constantemente que estamos terminando todo el trabajo
- No permitir que se incluya nuevo alcance al azar.
Una gestión eficiente del tiempo
Una gestión eficiente del tiempo requiere identificar todas las actividades a llevar a cabo, cuantificar el esfuerzo de cada una de ellas de forma temporal e ir comprometiendo fechas de entrega.
Una gestión eficiente del coste
La gestión del tiempo está muy ligada a la gestión del coste, ya que ambas requieren un gran trabajo de estimación y este se hará sobre las actividades identificadas:
La gestión de ambas implica:
- Asegurar que las estimaciones las hace la persona que va a realizar la actividad, intentando que esta sea lo más pequeña posible
- Revisar las estimaciones continuamente, para acercarlas a la realidad
- Llevar a cabo acciones preventivas y correctivas cuando se detectan problemas.
Guía completa de gestión de elementos complicados: calidad, recursos y riesgos
Son elementos críticos, pero a menudo subestimados. Requieren planificación y control, especialmente la calidad.
Una gestión eficiente de la calidad
La calidad es el grado con el que el proyecto cumple los requisitos. La falta de atención a la calidad en los proyectos se traduce siempre en retrabajo y defectos, se olvida en muchas ocasiones que la calidad debe ser planificada y, como mal menor, se inspecciona.
Es importante recordar que la calidad es responsabilidad de todos, en todos los ámbitos y en todo momento.
Una gestión eficiente de los recursos
Gestión de los recursos implica asignar roles claros y desarrollar al equipo.
Una gestión eficiente de los recursos implica:
- Identificar el tipo de proyecto que vamos a llevar a cabo: proyectos con IA o sin IA.
- Identificar roles y responsabilidades: es necesario saber quién va a hacer, qué y cuándo se espera que lo haga.
- Desarrollar al equipo: una sola persona no hace un proyecto, un grupo de personas no hace un equipo, un equipo cohesionado genera valor.
- Publicar sistemas de recompensas: La gente necesita ser recompensada por su trabajo.
Guía completa de gestión de elementos complejos: Satisfacción, Valor y Mejora
Estos elementos están íntimamente relacionados, porque se retroalimentan.
La satisfacción del cliente y la satisfacción del equipo del proyecto son esenciales.
Queremos ir más allá de la entrega, buscamos valor para el cliente, asegurando que le sirve para un propósito concreto y lo hace con garantía, estará disponible cuando se requiera.
Trabajar en la mejora implica revisar si los niveles de satisfacción son los esperados, para trabajar en definir y ejecutar planes de acción que nos lleven a los niveles que nos inspiran.
Guía completa de gestión de elementos caóticos: valentía, compromiso y foco
Son fundamentales porque si bien en la mayoría de las ocasiones pasan desapercibidos, de no existir, desestabilizan cualquier proyecto y lo conducen al fracaso.
Son caóticos, porque están unidos a las personas y no al conocimiento y, por eso, no podemos esperar una respuesta fija, exacta y homogénea.
La valentía, el compromiso y el foco deben gestionarse como equipo para mantener un progreso aceptable.
Gestionarlos implica sacarlos a la luz y detectar el grado que cada individuo tiene, trabajando en compensar, como equipo, las posibles dificultades que puedan existir de forma individual, para que se alcance un nivel de conjunto aceptable de avance.
Una gestión eficiente de la valentía
Tenemos que gestionar la valentía, la que se necesita en los equipos para afrontar nuevos retos, para tener una mirada limpia y sin sesgos que permita ponerse en otros lugares, cambiar la perspectiva y ver la situación desde otros puntos de vista. Sin valentía no se pueden recorrer caminos desconocidos.
Una gestión eficiente del compromiso
Tenemos que gestionar el compromiso, el que ayuda a no rendirse, el que nos pone al servicio del equipo y nos invita a aportar con generosidad todo el talento, el conocimiento, la energía y la pasión de la que somos capaces. Sin compromiso, el resultado de la entrega del proyecto será como jugar a los dados.
Una gestión eficiente del foco
Y tenemos que gestionar el foco, para asegurar que este es conocido y común para todos y que ilumina el camino que dirige hacia el objetivo. Sin foco, el esfuerzo se dispersa y no suma.
En CaixaBank Tech hemos puesto en marcha indicadores de salud que nos ayudan a cuidar de todos estos elementos. La gestión efectiva y cuidadosa es fundamental y nos asegura el logro de los resultados y el éxito deseado en todos nuestros proyectos.
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